Handreiking - De organisatie

Hoe organiseer je zo'n proces? Wie doet wat? Welke afspraken maak je, en hoe?


Niet de structuur, maar de mensen

Je moet goed kunnen organiseren om samen iets te bouwen, maar: "dat je weet wie je waarvoor moet hebben; dat je weet wat je aan elkaar hebt; dat mensen elkaar gaan aanvullen; dat ze de intentie hebben om open te staan voor elkaar: dat alles laat zich niet in een structuur vastleggen."

Uitgangspunt één: regie in eigen hand

Met zoveel betrokken partijen en zo'n langdurig proces moet er één de regie voeren, en dat was De Kersentuin. Maar particulier opdrachtgeverschap was (toen) nog een tamelijk onbekend fenomeen, waar professionele partijen soms onvoldoende ruimte voor boden.
De Kersentuin heeft de regie over het algemeen behouden, hoewel dit niet altijd volledig lukte (met name rond de bouw), en hoewel sommigen meer een projectleidersrol van de procesbegeleider verwachtten. De mondigheid van de Kersentuiners leidde soms tot irritatie bij de andere partijen.

Uitgangspunt twee: democratie

Beslissingen werden democratisch genomen in de Algemene Ledenvergadering. Elk huishouden, koper of huurder, had twee stemmen. Verschillen van mening en afwijkende wensen werden uitgepraat, wat soms veel tijd kostte (verder lezen: De bewoners).
Een voorstel werd eerst voorbesproken in de ene ALV (de 'informatieronde'), waarna een besluit in een andere ALV volgde (de 'besluitronde'). Kersentuiners die zich niet in zo'n voorstel konden vinden, hadden dan tijd om naar eigen alternatieven te zoeken.

Uitgangspunt drie: allemaal bijdragen

Van elk lid werd persoonlijke inzet verwacht, naar vermogen en voorkeur: de een is beter in de catering, de ander weet alles van afwatering. Via het ondertekenen van de deelname-overeenkomst beloofde elke Kersentuiner zich een aantal dagdelen per week in te zetten.
Elke Kersentuiner was lid van een van de werkgroepen (ontwerp, bouw, energie & water, omgeving/groen, gemeenschappelijke voorzieningen, communicatie, financiën, subsidies, rechtsvorm & organisatie en beheer).

Structuur

Zoals elke vereniging omvatte De Kersentuin een bestuur en een algemene ledenvergadering (ALV). Het bestuur had twee voorzitters, de ene meer intern gericht, de ander meer extern.

Alle inhoudelijke stukken werden voorbereid door de betreffende werkgroep. Het bestuur faciliteerde en coördineerde dit.

Bij de ALV was altijd een procesbegeleider (BIEB) aanwezig. De extern begeleider verzorgde vaak presentaties op de ALV's, vooral als er slecht nieuws gebracht moest worden (bijvoorbeeld vertraging of kostenstijging).

De werkgroepen vergaderden eens per twee weken, in drukke tijden elke week. De (vaste) voorzitters van de werkgroepen hadden weer overleg met het bestuur, ter coördinatie. Dit laatste bleek na verloop van de tijd niet werkbaar. Het voorzittersoverleg werd gesplitst in een overleg voor 'niet-architectgebonden' onderwerpen en voor 'architectgebonden' onderwerpen. Op die manier konden de werkgroepen met overlap elkaar beter vinden. Vaak was ook de architect bij dit laatste voorzittersoverleg aanwezig.

Vanaf de onderhandelingen met de aannemer werd de begeleiding vanuit De Kersentuin gemandateerd aan enkele vertegenwoordigers van de vereniging (het 'Realisatieteam'). Die zaten in het 'Bouwteam', waar ook de directievoerder van de woningcorporatie en de aannemer deel van uitmaakten.

Na de oplevering is er een Vereniging van Eigenaren opgericht, apart van de Vereniging De Kersentuin. Het beheer van het gemeenschappelijk eigendom is uitbesteed aan de woningbouwcorporatie.

Tijdsbeslag

Elke Kersentuiner één dagdeel per week in voor de vereniging, maar het voorzitterschap van de werkgroepen kostte meer tijd; de voorzitters moesten hun werkgroep trekken, en bovendien zorgen dat de werkgroepactiviteiten in het grotere geheel bleven passen.
Sommige Kersentuiners vervulden een spilfunctie, die waren nog veel meer tijd kwijt.


< Verder lezen: de bewoners
< Naar inhoud handreiking




Laatst bezochte pagina's



Huidige pagina
De organisatie

Snel naar...
Home
Contact
Colofon